Todos y todo esta rodeado de información. Y por supuesto las organizaciones también. Ellas mismas generan información que proviene de múltiples fuentes: Datos de producción, niveles de stock que hay que controlar, facturación mensual, gastos, averías en planta, de instalaciones, rechazos de calidad, expedientes de proyectos finalizados, y un largo etc.
A diferencia de los seres vivos, me centraré en el ser humano ya que me siento más identificado que con otros animales (aunque no siempre), las organizaciones carecen de memoria. Es famosa la frase "El hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra" que hace referencia a esta memoria genética que poseen los seres vivos y que utilizan para convertir la información en conocimiento (aunque en esta ocasión el hombre no sale bien parado de la comparación).
¿Pero porque las organizaciones carecen de tal destreza?. Quizás es debido a la rotación de las personas que conforman esa organización y que dan conocimiento con su entrada pero que a su vez con su despedida se llevan con ellos esos conocimientos vitales (en mayor o menor medida) para la organización.
Por ello es necesario dotar "artificialmente" a la organización de memoria que nos ayude a recopilar, almacenar y analizar la información para la toma de decisiones. Son las herramientas llamadas "Sistemas de Información".
Bueno, antes de centrarnos en estas herramientas informáticas también es bueno recordar que existen en las organizaciones buenas prácticas que ayudan a transformar la información en conocimiento sin necesidad de caros paquetes informáticos. Hay empresas que pagan gustosamente los cursos que solicitan sus empleados y que son de interés para la organización con una sola condición: que a la vuelta, los empleados reprodujeran como profesores a otros empleados la formación que acababan de recibir.
Los sistemas de información; Para que sirven.
A estas alturas, casi no hace falta preguntar para que sirven. Hay distintos tipos de SI para distintas necesidades, todos ellos estudiados con mayor o menor fortuna en la carrera, los hay dirigidos a la relación con el cliente y enfocados al marketing, los hay centrados en la gestión financiera, y un largo etc..
Cada empresa u organización ha destinado una buena partes de sus recursos, tanto financieros como humanos con el objetivo de dotarse de "conocimiento". Son periodos de ajustes, aunque planificado, todo cambio acarrea cierta dispersión en todos los niveles.
Durante este periodo suelen convivir el viejo sistema con el nuevo que poco a poco va ocupando su lugar hasta su implantación definitiva. Si, el viejo sistema de información. Porque aunque sea de manera inconsciente toda organización debe basarse en algún tipo de gestión y este suele ser la mezcla de diminutos SI repartidos en todos lo niveles, aquí me refiero a los famosos "excels" que pululan por toda organización, los cuales se alimentan subjetivamente (cada dueño introduce los datos a su manera) y a su vez son fuente de información (por desgracia no la "única") para la toma de decisiones, más o menos importantes, que definirán el futuro del negocio.
Evidentemente hablo de mi propia experiencia en las diversas empresas en la que he desarrollado mi carrera.
He tenido la suerte o la desgracia de vivir la vida laboral desde el escalón más bajo, aprendiz, hasta puestos de cierta responsabilidad que normalmente son ocupados por personas que salen directamente de la universidad (tras un periodo de formación y fase de selección) y he comprobado que existen partes diferenciadas dentro de la organización, tal como como apunta Mintzberg y su célebre enfoque organizativo, y que existen sistemas de flujo de información regulados pero sólo dentro de cada uno de los núcleos que conforman su enfoque. Sin embargo esos sistemas de flujo de comunicación - información rara vez consiguen cruzar las fronteras de su propio núcleo.
Problema... No se conocen entre ellos . Los datos que se introducen en un SI son solo datos, pero estos datos son susceptibles de ser transformados mediante su gestión, cálculo, suma, etc. para transformarlos en información y esta información a su vez debe ser analizada para obtener el conocimiento.
Tal como dicen Nonaka y Takeuchi, el conocimiento explícito, es el conocimiento racional y objetivo. Es el conocimiento que se esconde detrás de la información almacenada en nuestro SI, pero que precisa del análisis por parte de quien posee el conocimiento tácito, que nos permitirá obtener las soluciones a los problemas planteados o la obtención de distintas vías para suenfoque.
¿Como se consigue que un SI se utilice apropiadamente y no sólo como un contenedor de datos? ¿Como se consigue que exista un flujo de información omnidireccional en toda la organización? Bien, si lo supiera seguramente estaría escribiendo Best Sellers de Management y ocuparía distintos cargos en importantes empresas como asesor, etc, etc. Pero en mi día a día intento acercar entre si los distintos mundos que forman parte de una organización y de obtener ese conocimiento tácito que me permitirá convertir en conocimiento todos los inputs / outputs de la organización.
Bibliografía
ANDREU, RICART y VALOR: “La organización en la era de la información”, ed McGrawHill, Madrid
Ponti, Ferràs: " Pasión por innovar", Ed. Granica, Barcelona
Manel Rajadell: Creación de empresas, Editorial UPC, Barcelona
http://www.fcecon.unr.edu.ar/investigacion/jornadas/archivos/piccosistqueaportanconocimiento.PDF
